Nicht selten sind an Bauprojekten mehr als 50 Unternehmen und Institutionen beteiligt. Damit alle stets den Überblick behalten und die Arbeiten Hand in Hand gehen, bedarf es klaren Strukturen und Rollenverteilungen. Bei der Erstellung eines Projektplans, die im Idealfall zu Beginn eines jeden Projektes erfolgt, sind diese Strukturen zu erarbeiten und schriftlich festzuhalten.

Wir wollen Ihnen nachfolgend die wichtigsten Rollen, deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen näherbringen. In den kommenden Wochen wollen wir Ihnen dann aufzeigen, welche Strukturen sich für welche Projekte am ehesten eignen und wie Sie ein starkes Team bilden.

Personen in der Projektorganisation

Bei der Erstellung der Projektorganisation sind zunächst die Rollen zu definieren, die für das anstehende Projekt benötigt werden. Auch wenn die Positionen häufig erst mit Projektverlauf besetzt werden, sind die Weichen bereits vor dem eigentlichen Projektstart zu stellen. Die Anzahl der Personen hängt von Faktoren wie der Art, Größe und Bedeutung des Projektes ab. Jedes Projekt benötigt jedoch zumindest einen Projektauftraggeber, einen Projektsteuerer und eine Reihe von ausführenden Unternehmen.

Projektauftraggeber

Der Projektauftraggeber, der in den meisten Fällen auch als Bauherr verstanden werden kann, nimmt als Initiator und oberste Entscheidungsinstanz eine zentrale Rolle ein. Er wählt den Projektsteuerer und die Organisationsform, stellt die notwenigen finanziellen Ressourcen bereit und bestimmt durch seine Anforderungen und Bedürfnisse die Richtung, in die sich das Projekt bewegen soll. Da Bauherrn nur selten über das notwenige Know-How und ausreichend Zeit verfügen, bedienen sich diese Erfüllungsgehilfen. Neben der Auswahl und Kontrolle dieser, gehört es zu deren Hauptaufgaben, die eigenen Wünsche und Bedürfnisse klar und deutlich zu vermitteln und anstehende Entscheidungen rechtzeitig zu treffen.

Je nach gewählter Organisationsform, kann der Projektauftraggeber einen Großteil der Aufgaben an Planer und ausführende Unternehmen delegieren. Dennoch empfiehlt es sich, dass sich Bauherren ausreichend Zeit für das Vorhaben nehmen und die eigene Rolle nicht unterschätzen. Ihr Einsatz und Mitwirken hat einen unmittelbaren Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg des Projektes. Der Projektauftraggeber muss gerade für den Projektsteuerer während des gesamten Prozesses rund um die Uhr erreichbar sein und diesen in seinen Aufgaben unterstützen. Tut er diese nicht, sind Zeitverzögerungen oder Unstimmigkeiten vorprogrammiert.

Erfahrungsgemäß sind sich Projektauftraggeber dieser Rolle oft nicht bewusst. Gerade unerfahrene Bauherren, die zum ersten Mal bauen, fühlen sich deshalb schnell überfordert. Beim Ausarbeiten des gemeinsamen Projektplans trifft deshalb gerade die Fachkräfte die Verantwortung, hierüber aufzuklären und entsprechende Mitwirkungspflichten klsr zu kommunizieren.

Projektsteuerer

Grundsätzlich liegt die Aufgabe des Projektsteuerers im Verantwortungsbereich des Bauherrn. Im Vordergrund stehen hier die Organisation, Qualitätssicherung sowie das Kosten- und Zeitmanagement des Projektes. Der Projektsteuerer übernimmt einen Großteil der organisatorischen Aufgaben, verfügt jedoch im Gegensatz zum Projektleiter über keine Entscheidungs-, Weisungs- oder Durchsetzungsbefugnis.

Abhängig von der Größe und dem Umfang des Projektes, kann der Bauherr diese Aufgabe entweder selbst übernehmen oder an Dritte abgeben. Während bei kleinen Bauprojekten ein Großteil der Bauherren die Aufgabe des Projektsteuerers zusammen mit dem beauftragten Planer oder Bauunternehmen übernehmen, empfiehlt es sich bei komplexeren Projekten eine hierauf spezialisierte Firma zu beauftragen. In derartigen Konstellationen sollte bereits bei der Vertragsgestaltung darauf geachtet werden, dass es nicht zu Überscheidungen und Konflikten mit den übrigen Projektbeteiligten kommt.

Entscheidet sich der Bauherr dazu, die Aufgaben zusammen mit dem Planer zu übernehmen, ist ein besonderes Augenmerk auf die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) zu richten. Denn auch nach der HOAI 2013 zählen übergeordnete Koordinationsleistungen und die Überwachung von Zeit- und Terminplänen nicht zu den Grundleistungen und bedürfen deshalb unter Umständen einer gesonderten Beauftragung.

Gerade der Projektauftraggeber und der Projektsteuerer müssen als ein starkes Team zusammenwachsen.

Foto: iStock

Architekt

Abhängig von der gewählten Organisationsform nimmt der Architekt eine entscheidende Rolle innerhalb eines Projektes ein. Er begleitet das gesamte Bauvorhaben von der Projektvorbereitung über das Erstellen der Genehmigungsplanung bis hin zur anschließenden Objektbetreuung.

Die Architekturgesetze der Länder definieren die Berufsaufgabe der Architekten als die gestaltende, technische, wirtschaftliche, ökologische und soziale Planung von Bauprojekten. Der Architekt ist also nicht nur für das Entwerfen von Bauwerken zuständig. Vielmehr vertritt er den Bauherrn bei einem Großteil seiner Aufgaben und steht diesem während des gesamten Bauprozesses beratend zur Seite.

Verträge mit Architekten werden in Deutschland auf Grundlage der HOAI geschlossen, in der die Leistungen in neun Leistungsphasen gegliedert sind. Hierzu werden wir in Kürze einen ausführlichen Beitrag veröffentlichen.

Besonders bei der Organisationsform der Einzelunternehmen ist der Architekt der erste Ansprechpartner. Deshalb gilt es sich bei der Auswahl des richtigen Partners ausreichend Zeit zu nehmen und somit die Weichen für alle weiteren Schritte zu stellen. Nur wenn Bauherr und Architekt gemeinsam ein starkes Team bilden, sich ergänzen und einen ähnlichen Bau- und Arbeitsstil verfolgen, können Projekte effizient realisiert werden.

Fachplaner

Die Leistungsbilder der Fachplaner richten sich in der Regel ebenfalls nach der oben genannten HOAI. Die Fachplaner übernehmen im Gegensatz zum Architekten, der das Projekt ganzheitlich plant und betreut, einen speziellen Planungsabschnitt. Dazu gehören beispielsweise Tragwerksplaner oder Planer der Haustechnik, wie Klima Sanität oder Energie.

Abhängig von der Aufstellung des Baupartners und der Art und Größe des Projektes werden diese Leistungen teilweise betriebsintern ausgeführt. Häufig sind Planer und Bauunternehmer jedoch auf Leistungen Dritter angewiesen. Aus Sicht des Bauherrn lohnt es sich hier auf den Rat des Baupartners zu vertrauen und nicht an der falschen Stelle zu sparen. In der Fachplanung, die im Rahmen der Ausführungsplanung entsteht, werden entscheidende Detailfragen geklärt, die im Nachhinein nur noch schwer rückgängig gemacht werden können.

Schließlich gibt es Architekten und Bauunternehmer, die seit Jahren mit denselben Fachplaner gemeinsam Projekte realisieren und als Team eingespielt sind. In solchen Fällen ist davon abzuraten, einen anderen Fachplaner vorzuziehen oder gar auf einen solchen zu verzichten, nur, weil dieser ein scheinbar günstigeres Angebot vorgelegt hat. Beziehen Sie bei der Entscheidungsfindung auch Faktoren wie die Harmonie und die Erfahrungen der Dienstleiter untereinander mit ein.

Ausführende Unternehmen

Um die planerischen Leistungen zu realisieren, bedarf es einer Vielzahl an ausführenden Unternehmen. Diese lassen sich der Rohbauphase und dem daran anschließenden Innenausbau zuordnen. Während sich die Anzahl der Beteiligten in der Rohbauphase noch in Grenzen hält, ist insbesondere in der Phase des Innenausbaus Koordinationsgeschick gefragt. Viele der Arbeiten hängen unmittelbar voneinander ab. Deshalb sind gerade in dieser Phase besonderen Koordinationsleistungen gefragt.

Wir empfehlen Bauherren und Baupartnern ausführende Unternehmen frühestmöglich in den Prozess mit einzubinden. Denn bereits in der Planungsphase können sich diese mit ihrem Wissen und Erfahrungen einbringen. So lassen sich Probleme rechtzeitig identifizieren und beste Lösungen erarbeiten.

Sollten Unternehmen dagegen erst später hinzutreten, ist es die Aufgabe des Kernteams, diese in das Team einzubinden und schnell den erforderlichen Überblick zu beschaffen. Wichtig ist es zudem, dass die ausführenden Unternehmen auch untereinander in einem regelmäßigen Austausch stehen und eine ähnliche Herangehensweise verfolgen. Häufig führt gerade eine mangelnde Kommunikation zwischen den Beteiligten zu Missverständnissen und Unstimmigkeiten.

Fazit

Setzen Sie sich zu Projektbeginn zusammen und definieren Sie welche Rollen besetzt werden müssen und wie die gemeinsame Zusammenarbeit gestaltet werden soll. Während das Kernteam, sprich zumindest Bauherr und Architekt bzw. Bauunternehmen, bereits zu Projektbeginn bestehen sollte, können andere Rollen auch erst mit dem Projektverlauf besetzt werden. Wichtig ist nur, dass Sie diese schnell in den Prozess einbinden und bisherige Arbeitsweisen und Strukturen über einen gemeinsamen Projektplan zum Ausdruck bringen. Betrachten Sie die verschiedenen Dienstleister nicht als reine Auftragnehmer, sondern vielmehr als Teammitglieder, die mit Ihnen eine gemeinsame Vision verfolgen.

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