Warum Baubeteiligte den Einsatz von E-Mails reduzieren sollten

Auch nach über 40 Jahren seit ihrer Einführung, steigt die Anzahl der versendeten E-Mails Jahr für Jahr an. Während laut Statista im Jahr 2000 rund 32 Milliarden E-Mails in Deutschland verschickt wurden, sind für dieses Jahr rund 917 Milliarden elektronisch übermittelte Inhalte prognostiziert. Technisch hat sich in dieser Zeit hingegen wenig getan. So ist die E-Mail nach wie vor eine briefähnliche Nachricht, die in ihren Nutzungsmöglichkeit auf den Austausch von Textnachrichten und digitalen Dokumenten begrenzt ist.

Die Folge: Büroangestellte verbringen bis zu 20 Stunden pro Woche damit, E-Mails zu schreiben, zu empfangen und das eigene Postfach zu organisieren. Von denen dort landenden Nachrichten sind nämlich schätzungsweise gerade einmal 10% relevant. Beim Rest handelt es sich um Spam, leichtfertig weitergeleitete Informationen oder Reminder von Remindern. Es stellt sich daher die Frage, ob die 20 Stunden Arbeitszeit gut investiert sind oder sich nicht doch lieber nach Alternativen umzuschauen ist, die weniger ablenken und einen gezielteren Austausch ermöglichen.

5 Gründe, die gegen E-Mails sprechen

Wir haben 5 Probleme zusammengestellt, denen Baubeteiligte bei der Nutzung von E-Mails begegnen und zeigen, wie Sie diese mit YourProject umgehen können.

E-Mails sind Meister der Ablenkung

Für viele von uns hat sich die E-Mail zur ersten Anlaufstelle in unserem Arbeitsalltag entwickelt. Wir nutzen das Medium, um uns mit Kollegen, Kunden und Freunden auszutauschen. Unser Postfach ist unsere To-Do-Liste, Informationsquelle und Dokumentenablage in einem. Auf der einen Seite haben wir dadurch alles an einem Ort. Auf der anderen führt dies dazu, dass wir uns schnell von Inhalten ablenken lassen, mit denen wir uns eingangs gar nicht beschäftigen wollten.

Auch bei YourProject haben Sie alle Informationen an einem Ort. Allerdings nur solche, die für die Projektbearbeitung notwendig sind. Die Informationen werden automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet. Haben Sie ein solches aufgerufen, findet eine Ablenkung durch andere Inhalte nicht statt. Beiträgen zu anderen Themengebieten wie die Bearbeitung von Kontaktanfragen oder Angeboten können Sie sich dann wie gewohnt in Ihrem Postfach widmen.

Aufgaben zu wechseln hat seinen Preis

In der Regel haben wir auf unser Postfach rund um die Uhr Zugriff und werden direkt über eingehende E-Mails informiert, damit wir bloß nichts verpassen. Jedes Mal, wenn eine neue E-Mail eingeht, werden wir aus unserer Aufgabe herausgerissen und brauchen zumeist eine Weile, bis wir wieder zurück zu dieser finden. Dies ist auch das Ergebnis einer Studie des Wissenschaftlers Thomas Jackson. Demnach benötigen wir hierfür im Schnitt 64 Sekunden.

Bei YourProject können Sie entscheiden, wie Sie über neu geteilte Inhalte benachrichtigt werden wollen. Über das Dashboard und die Benachrichtigungen erhalten Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit die Benachrichtigungen für einzelne Projekte oder bestimmte Inhalte abzuschalten.

Bei YourProject können Baubeteiligte auf ganz unterschiedliche Art und Weise kommunizieren, wie z.B. über Direktnachrichten.

Indirekte Kommunikationswege

Voraussetzung für eine intensive und gelungene Zusammenarbeit ist es, dass zwischen den Akteuren ein regelmäßiger Austausch stattfindet. Dieser sollte im Idealfall nicht nur zwischen einzelnen Parteien, sondern dem gesamten Projektteam erfolgen. So lassen sich Probleme rechtzeitig identifizieren und Zeit- und Kostenvorteile realisieren. Doch beim Versenden von E-Mails ist dies meist nur bedingt möglich. Zusätzliche Empfänger müssen Cc gesetzt werden, gemeinschaftliche Konversationen sind nur bedingt möglich und Beteiligte, die erst später hinzustoßen, lassen sich nicht ohne weiteres zu den Unterhaltungen hinzufügen.

Wir bei YourProject wollen die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten verbessern und möglichst einfach gestalten. In unserem Workspace können Bauherren und Baupartner gemeinsam Projekte bearbeiten – und das in Echtzeit. Die Kommunikation kann dabei auf ganz verschiedene Weise erfolgen. Pläne können beispielsweise gezielt durch Hotspots kommentiert werden. Im Vordergrund steht dabei der gemeinschaftliche Austausch. Es besteht über unsere Direktnachrichten oder die Erstellung von Rechtegruppen zudem die Möglichkeit, nur bestimmte Personen anzusprechen.

Ungeeignet für das Plan- und Dokumentenmanagement

Während eines Bauprojekts werden unzählige Dokumente ausgetauscht. Darunter befinden sich Pläne, Visualisierungen aber auch Projektzeitpläne oder Bildaufnahmen der Baustelle. Häufig wird auch hier auf die E-Mail als Medium zurückgegriffen. Jedoch sind diese nur bedingt für das Plan- und Dokumentenmanagement geeignet. Große Dateien lassen sich nicht verschicken, Beteiligte verlieren schnell den erforderlichen Überblick und müssen die Dateien in einer gesonderten Ordnerstruktur strukturieren.

Unsere Dokumentenbasis bildet das Herzstück unserer Plattform. Mit dieser können Sie in kürzester Zeit mit allen Beteiligten Dokumente austauschen, diese an einem für alle Beteiligten zugänglichen Ort ablegen und gemeinsam mit diesen zu arbeiten. Das Team erstellt also eine gemeinsame Ordnerstruktur, die allen den erforderlichen Überblick gibt. Zusätzlich führen Sie standardisierte Filter- und Suchfunktionen direkt zur gewünschten Datei.

Meist sind weitere Aktionen erforderlich

Bis auf den Austausch von Textnachrichten, sind bei der E-Mail-Nutzung zumeist weitere Maßnahmen notwendig, bis sich die empfangenen Informationen am gewünschten Ort befinden. So muss der Plan zunächst heruntergeladen und anschließend abgelegt oder der Termin in den eignen Kalender übertragen werden. Dies funktioniert durch neue Lösungen zwar immer leichter, dennoch kosten diese Aktionen Zeit, die an anderer Stelle besser investiert ist.

Bei YourProject können Sie die Aktionen in den meisten Fällen direkt auf der Plattform durchgeführt werden. Das heißt Pläne müssen nicht heruntergeladen oder Termine in den Kalender eingetragen werden. Vielmehr können Sie dies mit den anderen Beteiligten in der Projektgruppe abwickeln. So können zu Organisations-, Kommunikations- und Dokumentationszwecken beispielsweise gemeinsam Termine vereinbart und Besprechungsprotokolle angefertigt werden.

Fazit

Zwar kann auf E-Mails bei der Bearbeitung von Projekten nicht komplett verzichtet werden. Dennoch sollten Sie sich bewusst machen, dass das Medium in seinen Nutzungsmöglichkeiten begrenzt und nicht für jede Form des Austauschs geeignet ist. Dies gilt insbesondere für Inhalte, die im direkten Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen.