Kein Bauprojekt verläuft ganz ohne Schwierigkeiten. Beim Bauen gleicht kein Entwurf und somit auch kein Prozess dem anderen. Es kommen eine Vielzahl unterschiedlicher Fachkräfte zusammen, die allesamt koordiniert und überwacht werden müssen. Nicht zuletzt vergehen bis zur Fertigstellung je nach Projektumfang Monate, wenn nicht Jahre, weshalb der notwendige Überblick schnell verloren gehen kann.

Wir haben uns die Frage gestellt, wie man diesen und anderen Herausforderungen am besten begegnet und welche Praktiken für einen erfolgreichen Projektabschluss entscheidend sind. Die Ergebnisse haben wir für Sie anhand von acht Tipps zusammengefasst.

Tipp 1: Projektvorbereitung durch Bedarfsplanung

Um Bauprojekte erfolgreich durchzuführen, ist eine sorgfältige Vorbereitung unverzichtbar. Die Bedarfsplanung soll Antworten auf die Fragen geben, was genau gebaut werden soll und ob diese Vorstellungen auch tatsächlich realisierbar sind. Im Idealfall hat sich der Bauherr bereits im Vorfeld mit diesen Fragen auseinandergesetzt. Dies stellt unseren Beobachtungen zufolge jedoch die absolute Ausnahme dar. Die Bauherren wissen zwar in welche Richtung es gehen soll, es mangelt jedoch häufig an einer klar definierten Aufgabenstellung. Hier ist es die Aufgabe der Experten, Hilfestellung zu leisten und den Bauherren bei der Ermittlung der Planungsanforderungen zu unterstützen. Denn erst, wenn diese festgehalten sind, können die nächsten Schritte angegangen werden, ohne dass es zu Mehraufwand und Zeitverzögerungen kommt.

Tipp 2: Ein starkes Team bilden

Erfolgreiche Projekte zeichnen sich vor allem durch eine intensive Zusammenarbeit aus. Nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, kann dieses auch mühelos erreicht werden. Grundlage hierfür ist die Auswahl des richtigen Baupartners, aber auch die Auswahl des richtigen Projekts von Seiten der Experten. Setzten Sie sich im Vorfeld deshalb intensiv mit ihrem Gegenüber und dem jeweiligen Projekt auseinander. Konflikte können langwierige Verzögerungen zur Folge haben und sind deshalb um jeden Preis zu vermeiden. Weiterhin empfehlen wir Beteiligte, die erst später hinzustoßen, rechtzeitig in den Prozess einzubinden.

Tipp 3: Klare Strukturen und Rollenverteilungen

Damit alle stets den Überblick behalten und die Arbeiten Hand in Hand gehen, bedarf es klaren Strukturen und Rollenverteilungen. Wichtig ist es unserer Erfahrung nach, dass die Prozesse gemeinsam erarbeitet werden und auf die Interessen aller Beteiligten eingegangen wird. Der Bauherr sollte sorgfältig abwägen, wie er Projektleitungs- und Projektsteuerungsaufgaben organisiert und ob er bei Eigenleistungen über die erforderlichen fachlichen Kompetenzen verfügt. Empfehlenswert ist es, alle wesentlichen Punkte in einem gemeinsamen Projektplan festzuhalten und diesen allen Beteiligten bereitzustellen.

Tipp 4: Erst Planen, dann ausführen

Wir mussten bei unseren Untersuchungen feststellen, dass die Planungsleistungen häufig zu kurz kommen. Dies gilt als einer der Hauptgründe für unerwartete Kosten- und Zeitverzögerungen. Erst wenn alle planerischen Fragen erfasst sind, sollte mit der Ausführung begonnen werden. Entscheidend ist an dieser Stelle auch der Planungszeitpunkt. Häufig werden offene Fragen zu spät angesprochen. Entscheidungen werden dann aus dem Bauch heraus oder gar auf Annahmen beruhend getroffen. Hinzu kommt, dass es sich bei planerischen Maßnahmen um Teamleistungen handelt. Nur wenn die im Vorfeld ausgearbeiteten Konzepte klar kommuniziert wurden, ist mit einer Einhaltung dieser zu rechnen.

Tipp 5: Transparenz schaffen

Transparenz gilt als A und O eines erfolgreichen Projektmanagements. Nur wenn alle Beteiligten Einblicke in den Projektfortschritt haben, können Probleme rechtzeitig identifiziert und erhoben werden. „Projektmanagement ist zu 90% Kommunikation zwischen den Beteiligten“, präzisiert der Berater und Projektmanagement-Experte Dr. Mey Mark Meyer. Transparenz bedeutet jedoch nicht zwingend, dass allen Einblicke in alles gewährt werden muss. Schließlich können zu viele Einblicke auch zu Verunsicherungen führen, die lähmen statt zu beschleunigen. Hier sollten Experten auf ihre Erfahrung zurückgreifen und sich in die Rolle der Beteiligten hineinversetzen.

„Projektmanagement ist zu 90% Kommunikation zwischen den Beteiligten.“

Dr. May Mark Mayer, Projektmanagement-Experte

Tipp 6: Kosten, Zeit und Qualität im Blick behalten

Sobald es an die Ausführung geht, sind Kosten, Zeit und Qualität regelmäßig in den Fokus zu nehmen. Eine zentrale Rolle nimmt hier der Projektleiter ein, der über die Kriterien stets den Überblick zu bewahren hat. Werden unerwartete Mehrkosten, Zeitverzögerungen oder Qualitätsmängel rechtzeitig identifiziert und kommuniziert, lässt sich meist schnell eine passende Lösung finden. Schwierigkeiten und irreparable Folgeschäden sind bei Außerachtlassung von Kontrollmaßnahmen dagegen vorprogrammiert.

Kein Bauprojekt verläuft ganz ohne Schwierigkeiten. Wichtig ist es daher Probleme rechtzeitig zu identifizieren. Neben regelmäßigen Qualitätsführungen gilt es einen Überblick über Kosten und Zeit zu behalten und im Vorfeld erstellte Pläne mit den tatsächlichen Kennzahlen abzugleichen.

Foto: iStock/vitrac

Tipp 7: Dokumentation aller Arbeitsschritte

Jedes Projekt bietet die Chance, neue Erfahrungen zu machen und Erkenntnisse für künftige Projekte zu gewinnen. Es ist deshalb sinnvoll, sämtliche Arbeitsschritte zu dokumentieren und zu analysieren. Neben der Prozessoptimierung hilft die Dokumentation auch bei der Lösung von Konflikten und Meinungsverschiedenheiten. Als Beispiel seien hier der Einsatz eines Freigabesystems oder Zeiterfassungsprogramme zu erwähnen.

Tipp 8: Regelmäßiges Feedback

Regelmäßiges Feedback ist gerade in der Anfangsphase ein Projektbeschleuniger. Das gilt sowohl im Hinblick auf einzelne Arbeiten, wie auch im Hinblick auf die allgemeine Herangehensweise. Jedes Team braucht Zeit, bis es vollständig eingespielt ist. Werden positive wie auch negative Auffälligkeiten frühzeitig angesprochen, lassen sich diese in künftigen Projektphasen übernehmen bzw. vermeiden. Wie oft eine solche Feedbackrunde abgehalten werden sollte, hängt vom Umfang des Projektes und der Anzahl an Projektbeteiligten ab. Wir empfehlen jedoch, sich zumindest nach jeder Projektphase zusammenzusetzen.

Die acht Tipps im Überblick

 

  • Tipp 1: Projektvorbereitung durch Bedarfsplanung
  • Tipp 2: Ein starkes Team bilden
  • Tipp 3: Klare Strukturen und Rollenverteilungen
  • Tipp 4: Erst Planen, dann ausführen
  • Tipp 5: Transparenz schaffen
  • Tipp 6: Kosten, Zeit und Qualität im Blick behalten
  • Tipp 7: Dokumentation aller Arbeitsschritte
  • Tipp 8: Regelmäßiges Feedback

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